Mi fán terem a Google Workspace?
A Google Workspace egy produktivitást növelő szoftver csomag, amit a Google dobott piacra. Egyfajta irodai szoftvercsomag (Levelezés, kommunikáció, dokumentumok, adattárolás a felhőben). A Microsoft Office kihívója, ami a vállalkozások irányítását, irodai munkavégzését illeti, felhőben tárolva az adatokat, így mindig és mindenhol elérhető.
A szoftvercsomag egyben nyújt megoldást a céges dokumentumok tárolására, szerkesztésére és megosztására, valamint a hatékony belső (cégen belüli) és külső (üzleti levelezés, neved@domainneved.hu) területén.
A Google mindig figyel a vásárlók és felhasználók igényére, ezért mindig újabb frissítéseket tesz közre, amely rögtön elérhető minden felületen, így nagy előnye, hogy nem kell semmit frissíteni (Mint pl. MS Office telepített alkalmazásokat).
Google felhőben tárolja az adatokat, így a világ egyik legnagyobb giga cégének biztonsági megoldásaival védhetjük saját cégünk kulcsfontosságú dokumentumait.
Google Workspace elemei
A Google a Google Workspace szolgáltatásába belezsúfolta szerencsénkre az összes ismert Google terméket, mint például a Gmail, Drive, Docs. Nézzük meg, mit tartalmaz pontosan és mi mire használható.
Kommunikáció
A programok lehetővé teszik a teljeskörű kommunikációt munkatársaink számára, attól függetlenül, hogy épp hol dolgoznak. Tökéletes választás lehet azon cégeknek, ahol fellelhető a Home Office, vagy távoli munkavégzés. Nagyon fontos, hogy könnyen megszervezhető a kommunikáció (levelezés, videomeeting, chat, naptár foglalás) ügyfelekkel, akár a világ másik feléről is. Bárhonnan tudsz mostantól ügyfelekkel kommunikálni és értékesíteni nekik.
Gmail: A mindenki számára ismert levelező szoftver elérhető vállalati minőségében is. Kiemelt biztonságú levelezést tesz lehetővé, saját domain (@domainneved.hu) használattal SPAM és hirdetésmentesen. Garantáltan célba ér minden leveled és te sem fogsz kéretlen leveleket kapni. Kiemelendő még a Google-tól megszokott kereső.
Meet: Videómeetingek, megbeszélések létrehozását teszi lehetővé (mint pl.: Zoom, Teams). Különlegessége, hogy pár kattintással emailbe és a naptárunkba is integrálható, így egy kapott vagy kiküldött levéllel már be is kerül a naptárunkba a meeting. Rendkívül könnyedén oszthatunk meg fájlokat akár Drive-ról, akár más forrásból. Egyenesen a Gmail felületéről is kezelhető.
Chat: Lehetőség van chatelni is munkatársakkal, akár egy megnyitott dokumentumon belül is. Képzeld el, hogy szerkeszted az egyik dokumentumot, kérdésed adódik hozzá, rögtön a dokumentumban rá tudsz chatelni az érintettre. A chat ablakból rögtön videokonferencia kezdeményezhető a Meet alkalmazás segítségével.
Naptár: Sokak által már ismerhető Google által fejlesztett naptár vállalati verzióban elérhető. Egy helyen kezelheted teendőid, integrálva levelezéseddel és dokumetumaiddal. Könnyedén csatakozhat online meetingbe a naptáradból is, nem kell külön keresgélni. Jön az értesítő, rákattintasz és már meetingelhetsz is.
Dokumentumszerkesztés
A jól ismert MS Office által kínált irodai alkalmazások, mint az Excel, Word, PowerPoint megtalálhatók a Google Workspace kínálatában is Google kiadásban és a felhőben tárolva.
Docs – Szövegszerkesztő
Sheets – Táblázatkezelő (kalkulációk, számítások), különlegessége, hogy nem kell programozni egy ismétlődő feladatot, hogy automatikusan elkészüljön. Egyszer elég végig csinálnod, van lehetőség, hogy felvegyük (mondjuk a Google-nak, hogy jegyezze meg) és legközelebb egy kattintással kérhetjük a Google-t, hogy csinálja meg helyettünk a feladatot. Zseniális.
Slides – Prezentációkat készíthetsz vele
Keep – Feladatlistát készíthetsz vele, amely értesítést küld, amikor esedékes az adott feladat.
Forms – Kérdőíveket készíthesz vele, melyet egy link segítségével vagy emailben tudsz megosztani másokkal
Adattárolás és megosztás
Vállakozásod összes dokumentumát egy helyen, a Google Felhőben tárolhatod a Drive alkalmazáson keresztül, így bármikor elérhető. Google Workspace fiókba kell bejelentkezni és bárhonnan, bármilyen eszközről elérhető és szerkeszthető minden, lehetőség van akár offline módban is.
Drive – Fájltárolás és fájlmegosztás,
Google Workspace: minden egy böngészőben, integrációk, adminisztrálás
A Google zseniális tulajdonsága, hogy egy böngészőablakból irányíthatod a teljes céged bármikor és bárhonnan. Nem kell programokat váltogatni, megvárni, hogy gép elé kerülj például. Sőt, az egyik legizgalmasabb, hogy külön Chrome böngészőt nyithatsz személyes használatra és üzleti használatra is. Így például nem keverednek a személyes keresések, dokumentumok az üzleti dolgokkal. Sokkal könnyebben átlátható és menedzselhető.
A Googl Workspace alkalmazásai úgy épültek fel, hogy teljes mértékben kompatibilisek egymással, sőt rengeteg külsős applikációval is.
Példa Google alkalmazásokon belüli integrációra: Például, ha készítesz egy dokumentumot, amin többen dolgoztok, akkor akár közösen is tudtok egy időben dolgozni a megosztási lehetőségekkel, valamint rögtön lehetőséged van rácsetelni dokumentumon belül, megosztani Gmailben, prezentálni egy online meetingen. Mindezt pár kattintással.
Példa Google alkalmazás külsős applikációval integrálva: Microsoft Office (Word, Excel) teljesen kompatibilis a Google Docs, Sheets alkalmazásaival. Nem kell újra elkészíteni a dokumentumot, csak nyisd meg a Google felületén és már szerkesztheted is. Nem kell attól félni, hogy az eddigi MS Office-ban készített dokumentumok az átállás után nem lesznek, vagy nagyon nehezen lesznek alkalmazhatóak.
Zseniális megoldás, hogy teljes körűen, egy böngészőből tudod menedzselni a teljes szervezetet és a hozzáféréseket a Google Workspace alkalmazásaihoz. Átlátható és könnyen használható adminisztrációs felület elérhető, ahol pofonegyszerűen kezelhető teljes vállalkozásod.
Google Workspace árak, 14 napos próbaidőszak
A Google Workspace igénybevétele előfizetéses rendszerben működik, tehát nem kell megvásárolni az rendszert nagy összegekért, hanem havonta kell fizetni egy kisebb összeget, amit automatikusan vonnak le a számláról, így még csak az utalással sem kell bajlódni.
Az ár a csomag tartalmától függ és a felhasználók számától függ, jelenleg 3+1 csomag érhető el (2021. Novemberi állapot).
Business Starter: 4.68 EUR
Business Standard: 9.36 EUR
Business Plus: 15.6 EUR
+1 Enterprise: Egyedi ajánlatot kell kérni a Google-tól.
Felhasználó = Saját email címmel (pl. zoltan@webtaker.hu) rendelkező munkatárs, az alias email címek (hello@, info@ stb.) nem kerülnek ide.
Fontos, hogy teljesen kockázatmentesen veheted igénybe az első 14 nap, így könnyedén tesztelheted, hogy tényleg erre van-e szükséged. Sajnos a bankkártya adatokat meg kell adni, de egy kattintással lemondható a csomag.
Miért NE az ingyenes Gmail-t használd üzleti levelezésre?
- Nem mutat profi képet rólad, ha az email címed egy sima ingyenes @gmail.com végződésű. Valószínűleg rendelkezel weboldallal, így van domain neved is. Egyszerűen és olcsón használhatod levelezésre is, ami presztízsnövelést eredményez
- Legkisebb csomagban is minimum 30 GB tárhely lesz, ingyenesnél ez jóval kisebb szám.
- Egy ingyenes megoldásnál az adatok magától értetődően alacsonyabb biztonságban vannak ami egy cég működésénél kritikus lehet
- Nem fogod tudni kezelni vállalkozásod email címeit egy közös helyről, nem fogod tudni központi helyről irányítani munkatársaid levelezését és az adatmegosztás is körülményes lesz. Sokkal időigényesebb és macerásabb lesz a céges levelezést és dokumentumokat kezelni
Kezdjük el – Google Workspace első lépések
Szeretnél Te is belevágni a Google Workspace használatába és magasabb szintre emelni vállalkozásod működését? 2 lehetőséget tudok javasolni számodra:
- Saját magad elindulsz az úton és megtanulod – itt írtam egy cikket az első lépésről, amit követve regisztrálni tudsz könnyedén a Google Workspace-be.
- Igénybe veszed egy szakértő segítségét és teljes biztonsággal és szakértelemmel beállítja helyetted a szolgáltatást, amivel rengeteg időt és energiát tudsz megtakarítani. Nézd meg a Google Workspace beállítására létrehozott szolgáltatásom és gyere el egy kockázatmentes konzultációra.
