A digitalizáció fontossága és hasznossága megkérdőjelezhetetlen minden cégnek, mérettől függetlenül. A digitalizáció nem a jövő, hanem már a jelen. Elkezdeni digitalizálni a legjobb időpont “tegnap” lett volna, de van egy jó hírem, még nem vagy lemaradva. Kezd el még ma, mutatom hogyan!
Hogy miért tartom nagyon fontosnak a digitalizációt minden vállalkozás életében? Írtam már róla pár sort, olvasd el miért érdemes azonnal elkezdeni digitalizálni vállalkozásod folyamatait.
Vágjunk is bele!
Első: CÉGELEMZÉS
Habár a digitális transzformáció, a digitalizáció nagyon fontos, de azt javaslom, ne szaladjunk ennyire előre. Előbb meg kell ismerni, hogy a céged számára mit jelent a digitalizáció. A digitalizáció, egy digitális eszköz bevezetése a megoldás a problémára, de a problémák nem általánosíthatóak. Minden cégnek megvan a saját problémája, saját kihívása, amit meg akar oldani attól függően milyen piaci helyzetben van, milyenek a versenytársai, mekkora az adott cég, milyenek a belső folyamatai.
A folyamat első lépése rögtön hátrafelé történik: Lépj hátra egyet és vizsgáld meg céged, melyek azok a problémák, kihívások, amire megoldást szeretnél találni és melyek azok a digitális megoldások, amik segítenek ezt megoldani.
Tedd fel a bűvös hármas kérdéssort, ami segít a célokat (problémák megoldását) meghatározni: Miért? Mit? Hogyan?
Példa:
Miért kell változtatnom? – Állandóan tele van SPAM-mel a levelező rendszerem, ráadásul nehezen érem el (csak laptoppal használható, nem felhasználóbarát felület). Szeretném, ha állandóan elérhető lenne telefonon is a levelezésem, a saját domain nevem használva (pl. zoltan@cegnev.hu), hiszen úgy tűnik cégem professzionálisnak
Mit kell változtatnom? – Új levelezőrendszert kell bevezetni, lehetőleg felhő alapú legyen és rendelkezzen SPAM védelemmel. Legjobb lenne, ha integrálható lenne a Gmail rendszerével, mert személyes levelezésre azt használom.
Hogyan változtassak? Meg kell találni a megfelelő szolgáltatást erre. Sok keresés után a Google Workspace szolgáltatást választottam, mert felhőalapú, Gmail-ben kezelhetem leveleim, akár telefonon is bármikor elérhető. Most meg kell tanulnom, hogyan érdemes bevezetni vagy kérhetem szakember segítségét.
Összegyűjtöttem pár területet és hozzájuk pár szoftvert, ahol egyszerűen tudsz digitalizálni cégedben és azonnal eredményeket láthatsz, itt tudod letölteni
Második: STRATÉGIA
Ha az előző ponttal végeztél, akkor most egy vaskos és hosszú listával kell rendelkezned, amit javítani szeretnél. Fontos, hogy ne egyből vágj bele, gondold át részletesen, mert egyszerre az összes megvalósítása nem fog menni, kell egy stratégia! Írtam egy külön cikket a bevezetési stratégiáról, olvasd el, ott részletesebben kifejtem ezt a pontot.
A stratégiaalkotás első lépése, hogy a felírt feladatokat rendszerezd. Mérlegelni kell több pontot, ami alapján végül fel fogsz tudni állítani egy sorrendet, ami alapján el tudsz indulni a megvalósítással.
Az alábbi pontokat gondold át mindenképp:
- Mennyire sürgős az adott pont megvalósítása?
- Mennyi időbe telik megvalósítani?
- Mennyibe kerül?
- Van rá most kapacitás cégen belül?
- Kell külsős segítség a megvalósításban?
- Megvan a megfelelő tudás cégen belül a bevezetésre?
- munkatársak hogyan fogadnák a bevezetni kívánt új rendszert?
A fenti kérdéseket megfontolva állíts fel egy sorrendet és kezd el a megvalósítást, bevezetést!
Javallott egy megvalósítási tervet is készíteni, ahol lefekteted a határidőket, megállapítod a bevezetés sorrendjét és a bevezetésért felelős személyeket is kijelölöd.
Harmadik: SZAKÉRTŐK
Ha az előző két pontot végig csináltad, akkor rendelkezned kell egy listával, amin javítani (bevezetni) szeretnél és egy stratégiával, ami szerint haladsz a megvalósítással.
Akarva, akaratlanul sajnos problémákba fogsz ütközni, így szükséged lesz segítségre a bevezetés során. A segítség két helyről tud érkezni. Belülről vagy kívülről.
A belső segítség alatt családtagot, munkatársat kell érteni. Már együtt dolgoztok, van kapcsolat köztetek, így részt tud venni a digitális megoldás bevezetésébe és szakmailag tudja támogatni. Például egy projektmenedzsment szoftvert szeretnél bevezetni cégedbe. Ehhez szükséged lesz informatikai támogatásra és a projekten dolgozók szakmai tudására.
Külsős segítség akkor kell, ha belső ember nem tud segíteni és külsős tanácsadót, szakembert vagy céget kell felkérni arra, hogy vezényelje le a digitális transzformációt az adott területen.
Fontos megjegyezni, hogy már az előző két ponthoz is megfontolandó egy külsős szakembert felkérni, mert rettentő sok időt és pénzt meg tud neked spórolni, annak ellenére, hogy fizetsz a szolgáltatásáért. Mire gondolok?
- Segít felmérni céged, külső szemmel, hogy mire van valójában a cégnek szüksége. Kívülről nézve észre lehet venni olyan pontokat, amiket belsősként, a cégben dolgozva nem vennél észre, pedig potenciális javítandó terület
- Rendelkezik már egy koncepcióval, ami alapján gyorsíthatja a feltérképezés és stratégiaalkotás folyamatát.
- Ismeri a piacon fellelhető szoftvereket, megoldásokat, így nem kell órákat azzal tölteni, hogy megtaláld a megfelelő megoldást. Már letesztelt megoldásokat kapsz, így nem kell pénzt kockáztatnod, hogy saját magad teszteld le. Kész javaslat kapsz kézhez
- Profi bevezetési stratégiát alkot számodra
- Ismeri a bevezetendő szoftvereket, így a bevezetésben is tud segíteni. Ha úgy adódik, hogy mégsem, biztosan rögtön tud ajánlani egy szakembert, aki tud segíteni. Időt tudsz itt is spórolni.
Negyedik: CSAPAT
Amikor egy új rendszert, egy új szoftver szeretnénk bevezetni cégünkbe, akkor mindig vegyes a fogadtatása a csapaton belül. Sokan vannak, akik nyitottak az újra, de vannak, akik rettegnek az újtól és nem szeretnének változást. Muszáj kezelned ezeket a szituációkat, hogy a bevezetés gördülékeny legyen.
A megoldás a nyílt kommunikáció:
- Kommunikáld, miért kell a változás, akár számszerűen is
- Kommunikáld tisztán a határidőket
- Kommunikáld tisztán, hogy kinek, mi lesz a feladata
- Kommunikáld, kitől kaphatnak segítséget a témában
- Kommunikáld az oktatás folyamatát
Engedd, hogy kérdezzenek, érd el, hogy magukénak érezzék az egészet és a végén már ők akarják a változást.
Nagyon fontos, hogy biztosítsd a csapatod arról, hogy milyen oktatásban fognak részesülni és mikor. Jellemző, hogy azért félnek sokan a változástól, mert félnek, hogy nem fogják tudni használni az új rendszert. Szervezz akár csoportos oktatási napokat!
Ötödik: BEVEZETÉS
Eljött az idő, hogy a rangsor és a stratégia alapján elkezd megvalósítani a terveket, elindul a digitalizálás hatalmas eredményekkel kecsegtető útján. Izgalmas lesz és a vállalkozásod is meg fogja köszönni a végén, hogy belevágtál az útba magasabb profittal és hatékonyabb munkafolyamatokkal.
A bevezetési terv alapján kezd el a megvalósítást, próbálj meg nem eltérni a tervtől. Fontos, hogy ne ugorj fejest a közepébe, kezd kicsiben, majd ha úgy működik, akkor állj át a teljes cégre.
Hatodik: MÉRÉS
Amikor megtörtént egy-egy rendszer, szoftver bevezetése, akkor folyamatosan kisérd figyelemmel, hogyan teljesít. Meg kell nézni, hogy az adaptáció mennyire volt zökkenőmentes, hol voltak elakadások, azok milyen könnyen oldódtak meg.
Hosszabb távon vizsgálni kell, hogy sikerült-e hatékonyságot növelni, profitot növelni, költségeket csökkenteni. Fontos megnézni, hogy elértük-e azt a cél, amit a legelső pontban meghatároztunk az adott megoldással kapcsolatban.
